In unserer globalen Geschäftswelt sind Meetings und Gespräche täglich auf der Tagesordnung. Um für ein Unternehmen wichtige Entscheidungen zu treffen, ist es erforderlich, dass mehrere Personen zusammenarbeiten. Wenn aber wichtige und erfahrene Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen, ist immer ein verhältnismäßig großer Aufwand erforderlich, alle Personen an einen Tisch zu bekommen. Mit der Organisation einer Telefonkonferenz kann viel wertvolle Zeit der einzelnen Mitarbeiter gespart werden und das Reisekostenbudget des Unternehmens wird geschont. Eine Telefonkonferenz zu organisieren nicht schwierig, es bedarf aber einiger Punkte die beachtet werden müssen.
Eine Telefonkonferenz bringt alle notwendigen Mitarbeiter an einen Tisch, ohne dass Reisekosten entstehen. Die Gebühren, die für ein solches Telefonmeeting anfallen sind zu vernachlässigen, wenn die Reisekosten-Abrechung für das echte Treffen am runden Tisch gegenüber gestellt wird.
Eine Telefonkonferenz organisieren mit moderner Technik
Wichtig ist die Vorbereitung. Wenn ein Meeting stattfinden soll, sollten einige Dinge spätestens zwei Wochen vorher organisiert werden. Alle Teilnehmer müssen rechtzeitig über den Termin und die Themen, die auf der Agenda stehen, informiert werden. Weiterhin benötigen alle Meeting-Teilnehmer spätestens einen Tag vorher die Einwahlnummer und den PIN-Code. Die Informationen werden per E-Mail verschickt, so dass alle notendigen Personen genügend Zeit haben, ihren Kalender zu befragen, ob der Termin in Ordnung geht. Neben einmaligen Terminen können auch gleich Telefonkonferenzen in regelmäßigen Abständen geplant werden. Von der technischen Seite eignet sich grundsätzlich jedes Telefon, das über eine Freisprecheinrichtung verfügt. Es gibt aber auch spezielle Telefon-Equipments, die speziell für Telefonkonferenzen entwickelt wurden. Diese sind dann besonders interessant, wenn mehrere Teilnehmer an einer Telefonkonferenz an einem Tisch sitzen. Wichtig ist auf jeden Fall, dass die Tonqualität einwandfrei ist, sonst ist eine Telefonkonferenz sehr anstrengend und nervig.
Unterm Strich ist es für die Firma eine große Ersparnis und für den Mitarbeiter entfällt eine lange Reise. Damit ist beiden gedient und die Pflege der Geschäftsbeziehungen fällt nicht schlechter aus, als bei einem direkten Treffen.
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